Etkili Mail Nasıl Yazılır?-Sezen Zeynep Güvenel


Bilindiği üzere internet günümüzün en popüler iletişim aracı. İletişim dünyası içinde birçok farklı
alternatifin yanı sıra bence en önemli seçenek mail (e-posta). Mailler, özellikle iş hayatına
atılmamızla beraber hayatımızın bir parçası haline gelecek. Zamanla mesajlarımızın yerini
maillerimiz alacak. Belki de şimdiden birçoğumuz akademisyenlerimizle iletişime geçmek veya
staj başvurusunda bulunmak için bu iletişim yöntemini kullanmaya başladık.
Her geçen gün mail dili bizim için daha da önemli bir rol oynamaya başlıyor. Mail gönderdiğimiz
insanlar ya da kurumlar daha kıdemli ve saygın hale geliyor. Bu nedenle etkili mail yazma işini
ne kadar erken benimsersek o kadar iyi olacak gibi gözüküyor. Maillerimizin okunurluğunu ve
anlaşılırlığını arttırmak için uymamız gereken bazı kurallar var. Sanırım hiçbirimiz maillerin
okunmadan “okundu olarak işaretle” nmesini veya direk çöp kutusuna gönderilmesini istemeyiz.
Kariyerimizi olumlu etkileyebilecek, isteklerimize olumlu geri dönüşlere sebep olacak,
çözümlerimizi hızlandıracak, sağlıklı iletişimin temeli olan mail nasıl yazılmalıdır?
Aşağıda kurumsal bir mail atılırken olması gereken temel noktaları kendimden örnek vererek
anlatmaya çalıştım.
Alıcı: sezenzguvenel@gmail.com
Bilgi CC: ilgiliokuyucu@ieeemsku.com
Bilgi BCC: adresigizlikalsın@ieeemsku.com
Konu: Etkili Mail Nasıl Yazılır?
Merhaba Okuyucu,
Topluluğumuzun internet sitesinde, benim için önemli bir konu olan ve sizlerle de paylaşmak
istediğim konu hakkında yazdığım blog yazımı okuyorsunuz. Umarım hayatınızın bir döneminde
yardımı dokunur.
İyi okumalar.
Sezen Zeynep Güvenel
Teknik Gezi Koordinatörü

Kısaca maddeler halinde bahsetmem gerekirse;

  • Kiminle iletişim kurulacaksa o kişi Alıcı satırına yazılır.
  • Mailin ilgilendirdiği diğer kişiler Bilgi CC satırına yazılır. Örneğin; patronunuzun mailden ve alıcının patronunuzun okuduğundan haberdar olmasını isterseniz.
  • Alıcının, maili okuduğundan habersiz olmasını istediğiniz kişiler Bilgi BCC satırına yazılır. Örneğin; patronunuzun maili okumasını ama alıcının bundan haberdar olmamasını isterseniz.
  • Konu satırına açıklayıcı olan ve uzun tutulmayan bir başlık atılır.

Gönderilen maillerde
karşı tarafa ulaşan ilk bilgi konu olduğu için buraya yazacağınız başlık oldukça önemlidir.Hatta konu satırına yazacağınız başlık mailinizin okunup okunmayacağını veya okunmak
için ertelenip ertelenmeyeceğini belirleyen en önemli faktördür.

  • Maile selamlama ile başlamak ardından alt satıra geçilmelidir. Yazım kurallarına dikkat edilerek ve CAPS LOCK tuşu açık şekilde yazılmamalıdır.
  • Mail, anlaşır ve akıcı yazılmalıdır. Gönderildiği kişiyi yormayacak uzunlukta ve gereksiz bilgilerle doldurulmamış olmalıdır.
  • Mail, gereksiz samimiyetten uzak mümkünse sizli bir hitapla yazılmalıdır. Emir cümlelerine yer verilmemelidir.
  • Maile eklenecek ekler bulunuyorsa belirtmek ve kalitesine dikkat edilmelidir.
  • Mail iyi dileklerle bitirilmelidir.

İmza kısmı özenle doldurulmalıdır.
Maile cevap alındığında teşekkür cevabı yollanmalıdır.


NOT: Eğer mailinizin iletilip iletilmediğini öğrenmek istiyorsanız, okundu olarak işaretleme
yaparak mailiniz açıldığında uyarı alabilirsiniz.
Hayatınızın bir döneminde yazmaya başlamak mecburiyetinde olacağınız bir konuyu ele alarak
bilgilerimi paylaşmaya çalıştım. Umarım keyif alarak okumuşsunuzdur. Olumlu dönüşler
alacağınız etkili mailler yazmanız dileğiyle..

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir